Články označené ako BrandCom sú pripravené a publikované v spolupráci s komerčnými partnermi. Hoci redakcia TRENDU nie je ich autorom, ich obsah považuje za prínosný pre čitateľa a preto umožnila ich publikovanie. Viac o BrandCom

TOP 8 žrútov peňazí vo firme a ako sa ich zbaviť

24.11.2014 | Tomáš Tiefenbach

Diskusia (12 reakcií)

25.11.2014 | ataman

Dobry den prajem,

Vas clanok ma zaujal. Myslim si, ze kazda firma by mala mat "oddelenie zlepsovania procesov" alebo aspon jedneho konzultanta, ktory sa tejto teme bude venovat.

Chyba mi vsak motivacia zamestnancov /financna alebo nefinancna/, kde za kazdy "zlepsovak" by bol zamestnanec ohodnoteny. Namiesto prepustania zamestnancov zefektivnit a zlepsit procesy.

Budem sa tesit na Vas dalsi clanok.

25.11.2014 | Tomáš Tiefenbach

Dobrý deň,

ďakujem za spätnú väzbu. Ohľadom motivácie, určite je to dobrá forma a môže to niektorých ľudí motivovať k tomu, aby sa ozvali že niečo sa dá robiť aj lepšie. Na druhú stranu, povedzme si úprimne o koľkých problémoch manažment spoločnosti aj vie ale nič s nimi nerobí lebo napríklad chýba budget... vždy je to totiž o návratnosti (ROI). Implementovať zmenu má zmysel iba v tedy, ak benefity (aj nefinančné) výrazne prevážia riziko z implementácie zmeny.

Nedoporučujem však násilné spôsoby ako napríklad dávať zamestnancom kvóty na zlepšovacie nápady - počul som napríklad o spoločnosti, ktorá od každého zamestnanca vyžadovala, aby mesačne prišiel aspoň s 3-ma "zlepšovákmi". Po pár mesiacoch sa to "zvrhlo" a zamestnanci doslova reportovali zlepšováky ako "preložiť metlu a lopatku zo skrine ku dverám aby bola poruke".

Ide o to, že niektorí ľudia zlepšovák nenájdu ani keby ho vyslovene hľadali... na druhú stranu ak sú zamestnanci nútení každý mesiac prísť s 3-mi zlepšovákmi čakajú (a oprávnene) že manažment si tiež spraví svoj diel roboty a zaujímavé návrhy aj implementuje. A toto je dôležité - pre vytvorenie "kultúry zlepšovania" nestačí len najať konzultantov, ktorí identifikujú zmenu alebo dať zamestnancom odmeny ak prídu so zlepšovákom - treba aj osvietený manažment, ktorý sa nebojí zmien.

T.T.

26.11.2014 | OliWer

To asi máte na mysli Tatra banku.... Suseda tam pracuje a keď rozpráva o tom, do čoho všetkého ich nútia, tak neviem, či sa mám smiať alebo plakať. Vyberám: (1) Prečo ako zamestnanci nepoužívate VIAMO? Pozerala som (šéfka) zostatok na Vašom účte a máte na to.... (2) Kto získa nového klienta pre Raiffeisen Bank, ten má v ten deň po zvyšok dňa dovolenku.
:-)

26.11.2014 | Tomáš Tiefenbach

Zdravím,

nie, nemal som namysli Tatra Banku, tam neviem ako to funguje :-) Ale o podobných praktikách som už počul aj v iných bankách - väčšinou to však bola iniciatíva vedúceho pobočky ("zamestnanci šlapú cestu k mojim bonusom"), nie celo firemná policy...

Pekny deň

26.11.2014 | Peter Andrišin

Tomáš,

Pekný PR článok. Aj keď mám pocit že „napísaný od stola“.
Pri hodinovej sadzbe špecialistu 40 EUR by jeho mzda za mesiac bola 6 400 EUR čo nemajú mnohí generálni riaditelia.
Pri počte 500 incidentov denne s diagnostikou 15 min potrebujete 125 hodín t.j. 40 špecialistov. Pri zle pridelených incidentoch platí Parettovo pravidlo 80:20. 80% času strávite nad 20% incidentov. Zlá správa je, že neviete ktorých 20% je tých problémových, takže musíte otvoriť všetky.

Najlepšie to ilustruje príklad z účtovania dodávateľských faktúr: máte faktúry jednoduché (napr. faktúra od predajcov PHM je v 99% prípadoch za pohonné hmoty), bežné (faktúra od mobilného operátora je v 90% prípadoch za telefonovanie a internet, občas za SMS parkovanie alebo SMS lístok, prípadne za charitatívnu SMS) a zložité (ktoré riešia daňoví poradcovia). Faktúry do firmy prídu v elektronickej podobe, papierovú formu študenti naskenujú). Ak firma bude mať IBA špecialistov - účtovníkov, títo musia otvoriť každú – aj tú jednoduchú faktúru a spracovať ju. Ak 80% faktúr bude jednoduchých, špecialistu práca prestane baviť a odíde. Náklady na náhradu zamestnanca sa pohybujú medzi 3-6 platov. „Ak by povedzme prvá úroveň na prvý krát "trafila" správneho riešiteľa odbúralo by to duplicitu.“ Jednoduchšie, efektívnejšie a lacnejšie je pracovať na znížení počtu vzniknutých incidentov.

Zákazník platí za splnenie jeho očakávaní. Ak musíte mať 3x kontrolu pred odovzdaním, 100% istotu kvality nemáte nikdy. Čím viac kontrol, tým väčšie riziko chyby – „veď to už kontroloval ten predo mnou“. V praxi som sa stretol so 6-krokových schvaľovaním nákladov. Zámerne nepíšem kontrolou, pretože jediné čo manažéri v kroku 3-6 kontrolovali bol podpis predošlého schvaľovateľa. Peniaze im unikali napriek 6-stupňovej kontrole. Po zavedení 1-stupňovej kontroly sa napr. náklady na IT znížili o 30% napriek tomu, že na trhu k poklesu cien nedošlo.

26.11.2014 | Tomáš Tiefenbach

Zdravím Peter,

Ďakujem pekne za spätnú väzbu. Ohľadom hodinovej sadzby IT špecialistu 40 EUR.... áno, verím že sa to zdá neuveriteľné ale skutočne tak. Zoberte si že priemerný plat 2nd Level špecialistu (nehovoriac o 3rd Level) sa v BA v IT firmách pohybuje od 1800-2500 EUR. Trochu sa v tom orientujem lebo som 3 roky týchto špecialistov naceňoval do IT prevádzkových kontraktov.

Zoberme si napríklad 2nd Level "sekuritáka" alebo "systemáka", ktorý zarába 2000 EUR v hrubom... v nákladoch zamestnávateľa je to 2704 EUR a to je iba základný plat.
+ prípadné bonusy alebo 13.ty, niekde aj 14-ty plat
+ zamestnanecké benefity (stravné lístky, iné benefity...)
+ pracovné miesto (človek musí niekde sedieť)
+ SW licencie viažuce sa na pracovné miesto
+ pokiaľ je to on-site špecialista tak odpisy auta, PHM
+ X ďalších výdavkov ktoré tu ani nejdem rozoberať

Už teraz sme niekde na sume 4200 EUR a to stále vychádzame z toho, že je produktívny 100% svojho času (čo je pochopitelne nereálne). Ak takého človeka vyťažíte aspoň na 70% bude to úspech. Takže 4500/0.7 = 6000 EUR/ mesačne

Teraz hovorím iba o produktivite v čase, kedy zamestnanec JE na pracovisku. Vôbec sme ešte nezohľadnili dovolenky, sviatky, PN-ky... teda čas kedy zamestnanec ani NIE JE na pracovisku. Ak to prepočítame na fond pracovnej doby dostaneme hodinovku +/- 40 EUR. A to sú ešte stále tí lacnejší špecialisti....

So zavedením 1-stupňovej kontroly úplne súhlasím - tiež som sa v praxi stretol s prípadmi, kedy schvaľovateľ iba pozrel "kto už to schválil pred ním" a keď tam našiel meno človeka ktorému dôveruje tak tú zmluvu ani nečítal.

Pekný deň prajem

27.12.2014 | Balt

Milý Tomáš, počítate ako Robert Fico DPHčku. Chápem, že pri predaji Vašich služieb to môže oklamať prípadných zákazníkov, ale rozhodne to nie je korektné.
Bod 1 - vidím, že do ceny práce zamestnanca počítate všetko, takže keby firma prevádzkovala tanker s mesačným odpisom milión eur, tak u Vás bude mať upratovačka cenu práce 100 eur za hodinu, aj keď jej platíte 300 eur za mesiac. A najvtipnejší je ten trik s vyťažením na 70%.
No ale moja výhrada - ak špecialista potrebuje 15 minút na to, aby zistil, či problém spadá do jeho špecializácie, aké znalosti musí mať prvá úroveň na to, aby dokázala posúdiť, či problém patrí jemu? Ale jasne, ak by tam boli reálnejšie čísla, tak to nevyzerá takto impresívne.
Bod 2 - som zvedavý, ktorá firma Vám podpíše zmluvu, ktorá na jednej strane hovorí "a všetko je napísané niekde na našich stránkach". Ak potrebujete ušetriť na tlači, stačí donútiť zamestnancov aby si netlačili každý mail a podobnú blbosť. Navyše, ak sú tie zmluvy "0.0005% fakturovanej sumy", tak pri 10 000 zmluvách, o ktorých píšete o ušetrení 9 000 eur mesačne ide o firmu s mesačným obratom 1 miliarda 800 miliónov eur (som to schválne vypísal). Len aby bolo jasné, o akej úspore hovoríme.
Bod 3 - ak firma prevádzkuje svoje call centrum, jej náklady bývajú fixné - mzdy zamestnancov + odpisy + nájom. Či príde 5 alebo 50 hovorov ťažko zaváži.
Bod 4 - v tomto príklade s veľkými číslami hovoríte o 1,5 minúte z času každého zamestnanca. To je 0,3% pracovného času. To by bolo fajn, keby pracovali 8 hodín čistého času. Ale takouto logikou je im efektívnejšie dať plienky, tam ušetríte denne onakvejšie časy na zamestnanca. A aký je teda Váš návrh v tomto konkrétnom príklade? Dať každému zamestnancovi tlačiareň? To hovoríte o 50 až 1000 tlačiarňach miesto 2 až 50. Aká tam bude úspora?

28.12.2014 | Tomáš Tiefenbach

Milý Balt,

ďakujem že ste si našiel čas prečítať si môj článok a vyjadriť sa k nemu. Nemám dojem že by som niekoho zavádzal, nie to ešte klamal. Moje výsledky sú podložené reálnymi číslami a úsporami u zákazníkov. Poďme ale na vaše otázky:

1) Príklad s tankerom som žial nepochopil ale k cene upratovačky sa môžem vyjadriť. Myslím, že na upratovačke sa to bude dať vysvetliť ľahšie ako na IT-čkároch. Predstavte si, že máte firmu ktorá upratuje firmám alebo domácnostiam. So zákazníkmi máte nakontrahovaných 480 hodín upratovacích prác mesačne. Koľko upratovačiek potrebujete zamestnať?

Logicky... 480 hodín mám objednaných / 160 hodín odpracuje upratovačka na HPP = potrebujem 3. Je to ale skutočne tak? Odhliadnuc od faktu že by som ako firma nemal ako vykryť PN-ky, dovolenky a podobne... upratovačka nie je stroj a nepracuje 100% svojho času, verím že mi dáte za pravdu. Ak riešime iba utilizáciu a ostatné faktory ktoré skracujú jej disponzibilný čas tak upratovačka s utilizáciou 70% by reálne opracovala iba 160 hod * 0.7 = 112 hod. Upratovačku síce platím za 160 hodín, ale reálne ju využijem iba na 112 hodín. Ak som teda zákazníkom predal 480 hodín / 112 hod využiteľnosť jednej upratovačky = potrebujem 4.3 FTE teda 4 upratovačky na HPP a 1 na skrátený úväzok. Je tá utilizácia iba "trik" ako to nazývate alebo reálne firma bude musieť firma zaplatiť za 1.5 upratovačky navyše aby vykryla všetky nakontrahované zákazky?

2) Práve naopak, firmy veľmi často pristupujú k zmluvám ktoré majú VOP zavesené niekde na Internete. Niekedy dokonca ani len tú zmluvu nepodpisujú a vôbec sa nad tým nepozastavujú. Príklad? Ak si ako firma zakladáte email konto na Google, podpisujete nejakú zmluvu? Nepodpisuje nič, iba odklikne že pristupuje k zmluve a súhlasí s podmienkami ktoré si takmer nikto nečíta... šak to je Google. Takýchto príkladov je nespočetne veľa... sú to takmer všetky online služby počnúc SalesForce, Google kreditom na PPC kampane, hostingom...

No dobre, poviete si je to iba pár desiatok tisíc za tlač a logistiku a pri takom obrate to je nič... Ako ale viete akú ziskovosť má tá firma na tej jednej zmluve? Ešte lepšie - aký je zisk na službe VS náklad na zaslanie mesačne faktúry. Poviem vám že napríklad pri bankových službách pre retail alebo u poskytovateľoch internetu pre retail je cena za vytlačenie a distribúciu faktúry dosť významná položka, ktorá ukrajuje z profitu na službe. Veď si len zoberte - predávate internet za 8.90 a zisk na službe máte povedzme 4 EUR. V tomto prípade celkom zaváži či vám zo zisku ukrojí ešte nejakých 0.9 EUR za odoslanie faktúry...

Ten obrat čo ste vypočítal by približne zodpovedal nejakej banke. Ak je podľa vás tých pár desiatok alebo stoviek tisíc ročne bezvýznamná položka, prečo napríklad banky prechádzajú na biometrický podpis na retail pobočkách? Áno, v prvom rade bezpečnosť... ale aj slušné úspory.

3) Iba časť nákladov je fixných. Nadčasy, brigádnici... taktiež vykrytie smien rozhoduje. Áno, pri call centre o 2 ľudoch toho veľa nenarobíte, nemôžete tam dať iba 1.5 človeka. Ale môžete napríklad ušetrených 0.5 FTE využiť inde... napríklad pracovník callcentra bude robiť inú aktivitu, na ktorú by sme inak museli platiť brigádnikov. Pochopiteľne, zaujímavé úspory začnú naskakovať až pri rádovo väčšom callcentre.

4) Skôr by som sa zameral nato ČO a PREČO sa tlačí a riešil príčinu, nie iba dôsledky...
Dôsledok je to že "potrebujem niečo vytlačiť"
Príčina je "čo a prečo to vlastne potrebujem tlačiť"
Je to úplne iný pohľad na problematiku. Neriešim či riešenie A alebo B je správne ale prečo vôbec potrebujeme tlačiť a ako osekať tlač na nevyhnutné minimum. Ak vyriešim koreňovú príčinu tlače, odstránim tým automaticky aj "náklady na behanie k tlačiarni" :-)

28.12.2014 | Balt

Milý Tomáš,

ďakujem za dovysvetlenie, takto to dáva väčšmi zmysel.

Upratovačky - čo mi na tomto príklade vadí je, že je veľmi mimo reálneho života. V realite nikto nebude prepočítavať upratovanie na hodiny (máme dve poschodia, tak to sa upratuje mesačne 480 hodín atď), ale manažér proste pozrie, povie "na toto stačia dve upratovačky" a dve stačia. Ak jedna ochorie, druhá ju zaskočí a bude upratovať horšie (napríklad nevysáva) ale vúčšiu plochu. Ja chápem, že to mala byť analógia, ale velice sa mi prieči tomu, ako "funguje život" a preto mi "škrabe na mozog" :-)

Zmluvy - takto vysvetlené beriem, odporúčam toto dať aj do článku (alebo ďalšieho). Detto zvyšok.

30.12.2014 | Tomáš Tiefenbach

Zdravím,

Máte pravdu - väčšina manažérov tak skutočne funguje "pozrie a povie že na toto dve upratovačky stačia ". Proste "best practice". Za mesiac firma priberie nové kontrakty a upratovačky mu povedia že už nestíhajú... tak naberie zas ďalšie a takto dokola. Za rok bude mať 10 upratovačiek a ani šajnu o ich reálnej vyťaženosti... ako bude potom manažér argumentovať s upratovačkami keď mu povedia že to nestíhajú? Povie im že "ale to by ste mali stíhať lebo ja som to tak odhadol"?

Poviem vám, keď som rozbiehal IT servisnú sieť na Ukrajine, nabral som prvých 4 technikov. To bol minimálny počet aby sme vedeli zabezpečiť business continuity (12x7, sick leaves, holidays...). Vedel som že prvý mesiac budú technici utilizovaní veľmi nízko a až po reklamných kampaniach sa to rozbehne. Oni si však na tento stav veľmi rýchlo zvykli a potom keď bolo viac roboty už sa im do nej veľmi nechcelo. Po mesiaci za mnou chlapci prišli že nestíhajú a že by som mal nabrať ďalších technikov. Hovorím teda, pozrime sa čo ste za mesiac spravili.... zobral som štatistiku zo Service Desku s počtom a typom opráv a operations time vydelil počtom odpracovaných hodín (normočas podľa typu opravy * počet opráv daného typu). Utilizácia vyšla 34%... iba tolko že ďalší nábor sme robili až keď sa zvýšila na 70%.

Inak ďakujem za Vaše cenné postrehy, ma to inšpirovalo k napísaniu ďalšieho článku a veľmi by ma zaujímal Váš odborný názor:
http://whataboutpro...

29.11.2014 | samorost

pravidlo 80:20 plati tak nejak vseobecne. Ja ho sam pouzivam a je dost presne a objektivne na skoro vsechnu administrativu a obchodovani. Uz jen dusledne vyuzivani tohoto pravidla usetri spoustu penez a zaplati jednoho cloveka, ktery mi rozdeli pripady na tri hromady, se opravdu oplati. Teda jednoduche , slozite a nevim se rozhodnout.

02.12.2014 | Tomáš Tiefenbach

Suhlasim, to parettovo pravidlo je velmi univerzalne :-) 20% prace 80% vysledku... 20% zakaznikov tvori 80% zisku a podobne

Tomáš Tiefenbach

Tomáš Tiefenbach
  • Počet článkov: 16
  • Priemerná čítanosť: 3938
  • Priemerná diskutovanosť: 9
  • RSS blogu

O blogu

Už vyše 5 rokov pomáham firmám tvoriť ziskové produkty a expandovať na nové trhy. Pri svojej práci využívam osvedčené metodiky ako ITIL, Lean a Six Sigma. Pozrite si moje bezplatné rady, ako spraviť váš biznis ziskovejší TU>>>



Ak vás moje blogy zaujali, spojte sa so mnou cez Facebook alebo LinkedIN