Články označené ako BrandCom sú pripravené a publikované v spolupráci s komerčnými partnermi. Hoci redakcia TRENDU nie je ich autorom, ich obsah považuje za prínosný pre čitateľa a preto umožnila ich publikovanie. Viac o BrandCom

BLOG Ľubomír Tomko

6 krokov ako sa stať kráľom efektívnych mítingov

18.07.2018 | Lubo Tomko

  • Tlačiť
  • 0

Pracovné porady zažívame každodenne, mnohí z nás na nich trávia veľkú časť svojho pracovného času. Stretávame sa s kolegami, s dodávateľmi, s klientmi, s nadriadenými, podriadenými, zaradenými a vyradenými. Stretávame sa často a neefektívne. Koľko hodín týždenne trávite na poradách? Vynásobte to počtom týždňov v roku a potom počtom prítomných na poradách a zistíte, že efektívnymi poradami dokážete ušetriť sebe aj iným tučný balík peňazí.

Dnes vám poradíme, ako sa stať kráľom efektívnych porád. Naučíme vás, ako môžete hneď zajtra zvýšiť svoju produktivitu a produktivitu ľudí okolo vás. Stačí nasledovať tieto kroky:

1. PORADU ZRUŠTE

Najmenej nákladovejšia pracovná porada je tá, ktorá sa nikdy nekonala. Seriózne. Ak má porada slúžiť len na update a výmenu informácií a statusov, tak ju zrušte a namiesto porady použite jednu z mnohých aplikácií na riadenie projektov. Tu je link na šikovné appky, ktoré vám v tom pomôžu a sú navyše zadarmo.

2. PLÁNUJTE

Každý pracovný meeting musí mať niekoho kto je zodpovedný za agendu, teda plánovanie, realizáciu a follow up. Inak efektivita meetingu zmizne niekde medzi prstami znudeného skrolovania účastníkov na mobiloch. Vybrali ste osobu zodpovednú za agendu? Super. Agenda, teda plán musí jasne definovať ciele porady a tie musia byť S.M.A.R.T.! Ak si nie ste istí, aké to sú, googlite „S.M.A.R.T.“, internety sú toho plné.

Agenda = ciele. Čo chcete meetingom dosiahnuť? Získať nové nápady, kde zorganizovať nasledujúcu konferenciu? Vypracovať etický kódex pre organizovanie eventov v roku 2017? Alebo hľadáte stratégiu, ako priniesť viac hodnoty vašim klientom? V definovaní cieľov porady buďte tak konkrétny a špecifický ako to len ide. Porady s vágnymi cieľmi ako „update ohľadom nového projektu“, alebo „pokecať o teambuildingu pre XY“ nikam nevedú a často skončia rozhovorom o tom, čo účastníci porady robili cez víkend.

Skúste jednotlivé položky agendy formulovať ako otázky – podnieti to účastníkov k tomu, aby na nich ešte pred poradou rozmýšľali a prišli na poradu pripravení. Otázky podnecujú myslenie a kreativitu. Začnite poradu vždy s najdôležitejšou vecou – na začiatku majú porady účastníci najviac energie aj sústredenia. Menej podstatné veci môžu počkať.

3. JEDNODUCHÁ MATEMATIKA

Ak plánujete poradu, dobre si premyslite koho na ňu pozvete. Ješitnosť v tomto prípade ide bokom. Uistite sa, že pozvaný človek napomôže k dosiahnutiu cieľov porady. Ak nie, tak ho nepozývajte. Ak si nie ste istý, či ho pozvať, alebo nie, tak ho nepozývajte. Každý človek, ktorý je na meetingu navyše znižuje efektívnosť porady a ak nemá k porade relevantné informácie, tak je viac ako isté, že sa na porade bude nudiť a poradu bude vnímať ako stratu času. A znudených ľudí na poradách sme už videli viac než dosť. Často sa stáva, že účastníkom porady by stačil follow up email, alebo krátky telefonát a na poradu chodiť vôbec nemuseli.

Chcete riešiť nejaký problém? Pozvite iba ľudí, ktorí môžu prispieť k jeho riešeniu. Zavádzate zmeny na vašom oddelení? Pozvite iba ľudí, ktorých sa zmeny budú týkať. Platí tu jednoduchá matematika. Počet ľudí na meetingu x trvanie meetingu = počet hodín, s ktorými môžete pracovať. Ako ich využijete záleží len na vás. Chcete vedieť ďalšie eventové tipy ako šetriť? Prečítajte si tento článok.

4. ZAČNITE NAČAS

Time is money. V tomto prípade to platí dvojnásobne. Poradu začnite načas a načas ju aj skončte. Meškajúcim nedajte šancu a začnite na sekundu presne – šetríte tým energiu a sústredenie všetkých zúčastnených. Ľudia si na presnosť skoro zvyknú, nikto sa nechce cítiť trápne, ak svojim neskorým príchodom vyrušuje ostatných.

Porada nemusí byť dvojhodinový nudný film. Naplánovali ste poradu na tridsať minút? Skráťte ju na pätnásť. Naplánovali ste ju na hodinu? Tridsať minút bude stačiť. Tento princíp funguje dokonale – ak na poradu vyhradíte polovicu času oproti prvotnému plánu (pri tom istom obsahu) tak porada pekne odsýpa, energia v miestnosti nemá tendenciu klesať, skôr naopak a účastníci porady majú skvelý pocit z toho ako efektívne a superproduktívne narábajú so svojim časom.  Výskumy to jasne potvrdzujú – čím kratšia porada, tým väčšia pravdepodobnosť, že stihnete všetko, čo ste chceli stihnúť.

To že porady sú neskutočný žrút času a peňazí je každému jasné. Je ale veľmi jednoduché (a povedzme si na rovinu, je to aj príjemné) zakecať sa na porade s fajn ľuďmi a strácať tak cenný čas. No máme pre vás skvelý tip na vychytávku, ktorá vás udrží pri zemi a dá vám prehľad o skutočnej cene vašich porád. Volá sa Bring Tim a môžete si ju kúpiť tu. Navolíte si počet ľudí na porade, ich cenu hodinovej práce a dĺžku trvania. Ak vám postačí appka, jednu z mnohých nájdete na tomto linku.

Efektívne porady vám ušetria množstvo času a peňazí. Čas ušetrený efektívnou poradou sa do firmy vráti ako produktívny čas strávený skutočnou prácou.

5. ZBAVTE SA STOLIČIEK. BEZ SRANDY.

Miesto pre poradu nemusí byť len sivá a tmavá zasadačka s nažhaveným projektorom. Chcete v ľuďoch podnietiť kreatívne a inovatívne myslenie? Zorganizujte poradu v múzeu. Potrebujete nájsť riešenie na zásadné otázky? Rozdeľte ľudí do párov a zoberte ich na prechádzku. Walk and talk porady podnecujú produktívne myslenie – chôdza stimuluje mozgovú aktivitu a dostane vás z vašej komfortnej zóny. A čo ak si vy a vaši kolegovia „pípate“ a nemôžete len tak opustiť budovu? Prispôsobte zasadačku vašim potrebám – zmeňte jej usporiadanie. Použite okrúhly stôl, alebo dajte stoličky do kruhu. Dobre vyvetrajte a postarajte sa o dostatok denného (alebo aspoň umelého) svetla. Počuli ste o stand-up poradách? Zbavte sa stoličiek a dajte si poradu na stojáka. Týpci zo Standfordu pozorovali 111 pracovných skupín a zistili, že tie skupiny, ktoré mali pravidelné porady bez stoličiek dokázali dospieť k rozhodnutiu o 34% skôr ako skupiny, ktoré počas porady sedeli. Na kvalitu rozhodovania to nemalo žiaden vplyv. Nabudúce keď budete plánovať 10 až 20 minútovú poradu, skúste stand-up poradu a pozorujte, čo sa bude diať.

Ak na porade predsa sedíte, dbajte na to, aby ste sa zbavili všetkých prázdnych stoličiek – prázdne stoličky zbytočne ľudí rozptyľujú a namiesto toho, aby sa venovali agende premýšľajú nad tým, komu tá stolička asi patrí a prečo ten daný človek neprišiel. Podvedome to v ľuďoch podnecuje pocit, že táto porada asi nie je až taká dôležitá, keďže niektorí ľudia neprišli.

6. PORADA SKONČILA, A ČO ĎALEJ?

Myslite na follow up, pomôže zúčastneným ujasniť si témy a závery porady a čo je najdôležitejšie – follow up hovorí o tom, aká akcia bude po porade nasledovať. Ktoré kroky je potrebné urobiť a kto je za ne zodpovedný. Follow up pomôže informovať o záveroch porady aj tých, ktorí sa jej nezúčastnili, ale informácie sa im môžu zísť.


  • Tlačiť
  • 0

Diskusia (0 reakcií)

Ľubomír Tomko

Ľubomír Tomko
  • Počet článkov: 7
  • Priemerná čítanosť: 1521
  • Priemerná diskutovanosť: 2
  • RSS blogu

O blogu

Vzdelávanie, motivácia a spokojnosť ľudí v práci, používanie eventov ako nástrojov na zvyšovanie individuálnej produktivity, kvality spolupráce, inovácií a kreativity. Tipy a návody ako s ľuďmi pracovať tak, aby radi pracovali. Autorom blogu je Lubo Tomko, CEO eventovej agentúry Extraordinary.

Ľubomír Tomko

Ľubomír Tomko
  • Počet článkov: 7
  • Priemerná čítanosť: 1521
  • Priemerná diskutovanosť: 2
  • RSS blogu

O blogu

Vzdelávanie, motivácia a spokojnosť ľudí v práci, používanie eventov ako nástrojov na zvyšovanie individuálnej produktivity, kvality spolupráce, inovácií a kreativity. Tipy a návody ako s ľuďmi pracovať tak, aby radi pracovali. Autorom blogu je Lubo Tomko, CEO eventovej agentúry Extraordinary.

Kalendár sa načítava...