Články označené ako BrandCom sú pripravené a publikované v spolupráci s komerčnými partnermi. Hoci redakcia TRENDU nie je ich autorom, ich obsah považuje za prínosný pre čitateľa a preto umožnila ich publikovanie. Viac o BrandCom

BLOG Ján Košturiak

Prichádza kolaps, súdruhovia

02.03.2013 | Ján Košturiak

Jednoduchosť je najvyššia forma dokonalosti. Leonardo da Vinci

  • Tlačiť
  • 52

Všetci sme obeťami zložitosti – zákazníci dostávajú stále komplexnejšie produkty s hrubými manuálmi a funkciami, ktoré nepotrebujú, ponuky služieb, v ktorých sa nikto nevyzná. V podnikových databázach sú obrovské množstvá údajov o neprehľadnom portfóliu produktov, pričom nikto nevie, ktorý produkt zarába peniaze a ktorý nie. Keby mali podniky dodržiavať zložité procesné mapy a smernice, v ktorých sa už nikto nevyzná, tak by sa museli zastaviť. Hrubé reporty, ktoré nikto nečíta, rozsiahle zoznamy cieľov a akčných plánov, ktoré si už nikto nepamätá. Rôzne jazyky z rôznych oddelení podniku, ktorými sa ľudia len ťažko dokážu dorozumieť. Množstvo schôdzí a porád, kde sa tento zložitý chaos komplikuje ďalšími formulármi, katalógmi opatrení a príručkami, ktoré sa ukazujú auditorom. Zložitosť je ako rakovina - zabíja produktivitu, vyháňa z podniku zdravý rozum, postupne byrokratizuje a paralyzuje celú spoločnosť. Stále sme na úrovni podniku. O úroveň vyššie je to úplná katastrofa – tisíce strán zákonov a vyhlášok, ktorým často nerozumejú ani úradníci, ktorí ich majú kontrolovať.

Zostaňme radšej v podniku. Dá sa z tejto strašnej choroby dostať? Čo sa dá zjednodušiť?  Všetko, čo otravuje našich zákazníkov aj našich spolupracovníkov. Je to riešenie, kde menej je viac. Cesta, ktorá nás oslobodí, prinesie nám prehľad vo veciach, produktivitu a čas. Môžeme si zobrať vzor od dobrých kuchárov a začať so zjednodušovaním našej ponuky a výrobného programu. Edward de Bono kedysi spomínal prieskum, v ktorom vyšlo, že 95% ľudí nevyužíva 95% funkcii videorekordérov. Tieto prístroje postupne zanikajú, ale podobné je to s počítačmi, ktoré máme na stoloch, autami, v ktorých jazdíme a domácimi prístrojmi, ktoré využívajú naše manželky. Namiesto pridávania nových funkcii by sme mali rozmýšľať ako naše výrobky a služby zjednodušiť – aby fungovali bez manuálov, ovládali sa jedným tlačidlom a robili presne to, čo zákazník potrebuje, bez zbytočného balastu.

Prišiel som do banky a vysvetlil som svoju požiadavku. Keď ma slečna identifikovala, zistila, že som VIP klient a poslala ma za svojou šéfkou na poschodie. Svoju požiadavku som musel zopakovať ešte raz, šéfka si na pomoc prizvala ďalšieho pracovníka a čas na moje obslúženie bol dvojnásobný. Je to úžasná výhoda byť VIP klientom v banke. Už vyše roka majú nový internet banking. Využívam ten starý, lebo je jednoduchší.

Kedysi som prišiel k mobilnému operátorovi. Za pultom sedelo niekoľko predavačiek a celá predajňa bola prázdna. Keď som sa priblížil k pultu, vrátili ma k automatu, ktorý mi vytlačil lístok a na obrazovke zasvietilo moje číslo. Prístroj mi pridelil správu pracovníčku, ktorá mi vysvetlila, aké je zložité zrušiť nefunkčnú internetovú službu. „To oni, v centrále, vymýšľajú stále nejaké blbosti,“ doplnila svoj komentár. Prešiel som k inému operátorovi a zistil som, že je úplne rovnaký ako ten predchádzajúci. Akurát má logo inej farby.

Často sa stávam obeťou zložitosti – v jednom hoteli som nedokázal spustiť televízny program, v inom majú prístup na internet zaheslovaný ako server v Pentagone, vo veľkých nákupných centrách pravidelne strácam svoje auto. Nerozumiem listom z úradov, zmluvám, ktoré napísali právnici ani rečiam niektorých ľudí s rôznymi doktorátmi. Aj na univerzite mi pripadalo čudné, keď sa ľudia oslovovali magnificencia, spektábilis alebo honorábilis. Svojim kvetnatým dialektom hovorili veľmi dlho a povedali veľmi málo.

Edward de Bono v knihe Simplicity popisuje nasledujúci príbeh:

Ak chcete, aby vás ľudia brali naozaj vážne, napíšte poriadne zložitú knihu, pokiaľ možno francúzsky. Očakávajte toto:

  1. Ak naozaj nemáte čo povedať, bude najlepšie napísať ju čo najkomplikovanejšie. Inak každý pozná, že vlastne nič nehovoríte.
  2. Kritici sa do vašej knihy zamilujú, pretože si budú pripadať nadradení, pretože iba oni ju pochopili.
  3. Kritici uvidia, že sa o vašej knihe dá veľa písať – čo pri jednoduchej knihe nepripadá do úvahy.
  4. Akademici budú vašu knihu zbožňovať. Bude totiž zrejmé, že obyčajní ľudia potrebujú akademika, aby im ju vyložil.
  5. Nikto sa neodváži knihu kritizovať, pretože si nemôže byť istý, že ju pochopil správne.
  6. Každý filozof si môže z knihy vyčítať, čo si zmyslí, pretože jej zložitosť umožňuje ľubovoľnú interpretáciu.
  7. Ľudia si budú vašu knihu kupovať, aby prejavili kultúrnu nadradenosť, ale čítať ju nebudú.
  8. Okolo tajomstva, ktoré knihu obostrie, sa rozvinie celý kult.
  9. Všetci prirodzene uveria, že autor je veľmi prenikavý mysliteľ, ktorý sa pokúša vyjadriť mimoriadne zložité myšlienky.

10.  A množstvo samozvaných intelektuálov si túto zložitosť výborne užije.

Už ste sa stretli s podobným príbehom? Ja áno.

Vidím v podnikoch neustále tie isté chyby – zložité obsluhovanie zákazníka a komunikáciu s nim. Niekedy naozaj „necvakám.“ Všetko je easy, free, waw a cool – len ja tomu vôbec nerozumiem. To, že Powerpoint obsahuje grafiku na kreslenie organizačných „pavúkov“ ešte neznamená, že musíme vytvárať zložité organizačné a procesné schémy. Administratíva je plná zbytočných dokumentov, formulárov, reportov a jazyka, ktorému nikto nerozumie. Zložité pravidlá a štandardy často bránia ľuďom používať zdravý rozum, alibizmus a nedôvera vedú k rozosielaniu dlhých a zbytočných emailov aj s prílohami. Uvedomte si, že medzi nami stále žijú ľudia, ktorí prílohy emailov otvárajú a čítajú.

A čo porady a schôdze? Uvedomujeme si, že jedna hodina schôdze, na ktorej sedí 20 manažérov stojí 20 x hodinová sadzba každého z nich? 600 euro? Čo keby trvala 10 minút a boli na nej iba piati? Úspora: 50 pondelkov x 50 minút x 0,5 euro x 15 ľudí = 18750.- euro. Okrem tejto ročnej úspory sme však získali spoločný čas 625 hodín (jeden pracovný týždeň pre každého), v ktorom môžu títo špičkoví a preťažení ľudia pracovať na nových príležitostiach a inováciách pre svoju firmu.

Formuláre a reporty? To, že dokážete zbierať v podniku rôzne údaje a počítače ich dokážu rýchlo spracovať do tabuliek a grafov, ešte neznamená, že tým musíte zaplavovať všetkých ľudí vo vašom podniku. Všimli ste si, že z kreatívnych ľudí, plných nápadov a riešení, formuláre a reporty urobili časom úradníkov? Konštruktér namiesto konštruovania vypisuje tabuľky o priebehu projektu a programátor výkazy svojej práce. Výkonné firmy používajú tzv. A3 alebo A4 reporty. Aj Tomáš Baťa používal krátke správy na pol strany a podobne aj František Čuba v Agrokombináte Slušovice. Krátka správa neznamená iba úsporu času na jej čítanie, ale aj precízne formulovanie myšlienok autora. Winston Churchill kedysi povedal, že príprava na dvojminútový prejav mu zaberie 3 týždne, na 30 minútový prejav sa pripravuje týždeň a ak má rozprávať hodinu, je pripravený okamžite. Je medzi nami veľa šéfov, ktorí sú pripravení okamžite.

Sprav veci také jednoduché ako je len možné, ale nie jednoduchšie, povedal Albert Einstein. Zjednodušovať môžu tí, ktorí detailne pochopili fungovanie zložitého systému. Zjednodušovanie je zložitá práca pre špičkových odborníkov. Ľudia neznalí, ktorí si myslia, že používajú “zdravý rozum” a všetkému rozumejú, môžu pri zjednodušovaní veľa pokaziť. Robili to komunisti a usilovní kazisveti vyrástli aj z ich nasledovníkov od 1989 až dodnes.

Možnosti zjednodušovania sú však obrovské – modularizácia alebo platformy výrobkov výrazne redukujú náklady na výrobu alebo logistiku, dobré poznanie zákazníka umožňuje dať v inovačnom procese do produktu alebo služby len tie funkcie, ktoré zákazníci skutočne ocenia. Krátke schôdze, formuláre a emaily šetria náš čas, vedú nás ku kvalitnej príprave a presným formuláciám.

Štrnásty bod slávnych odporúčaní Edwardsa Deminga znie: „Put everybody in the company to work to accomplish the transformation. The transformation is everybody’s job.” Už tento velikán manažmentu zdôrazňoval potrebu transformácie, ako každodennej práce všetkých pracovníkov vo firme. Transformácia znamená spochybňovanie paradigiem, imunitu proti byrokracii, používanie zdravého rozumu namiesto slepého plnenia štandardov, prekonávanie toho, čo Ron Ashkenas volá štrukturálnou mitózou.

Rast komplexnosti ničí výrobky, celé firmy a spoločnosti. V posledných rokoch sa dosť veľa diskutuje o troch knihách na túto tému: Jared Daimond, Kolaps – Prečo spoločnosti zanikajú a prežívajú, Joseph A. Tainter, Kolapsy zložitých spoločnostíMiroslav Bárta, Martin Kovář a kol., Kolaps a regenerace: Cesty civilizací a kultur.

Miroslav Bárta píše: „Kolaps (možno by bolo lepšie používať slovo transformácia) je obdobím, ktoré prichádza náhle a je výsledkom stále sa zrýchľujúceho princípu prerušovaných rovnováh. To zjednodušene znamená, že spoločnosť, ktorá speje ku kríze alebo kolapsoidnému štádiu, prechádza krízovými úsekmi, ktoré sa striedajú s obdobiami relatívneho pokoja. Frekvencia ich striedaní sa však postupne zvyšuje. V priebehu vlastného kolapsu sa zásadne menia existujúce štruktúry, nastáva zjednodušenie komplexnosti (zložitosti systému a značný úbytok väzieb medzi jeho jednotlivými komponentmi).

Za hlavné príčiny kolapsov autori označujú zložitosť, obrovskú byrokraciu, vysoké sociálne výdavky, neschopnosť a nevzdelanosť elít, nedostatok zdrojov teda faktory, ktoré dnes vidíme v celej Európe. Riešenie však existuje – nespoliehať sa na štát a politikov a zobrať svoj osud do vlastných rúk. Tam, kde je okruh nášho vplyvu, teda v rodine a vo svojom regióne, si predsa vieme zorganizovať svoje veci sami. Môžeme podnikať, spolupracovať, vytvoriť si jednoduché a pevné spoločenstvá, do ktorých politici a zlo nedokážu preniknúť. Budeme nezávislí od „súdruhov hore“ a oni budú závislí od nás. Podnikatelia spojme sa! Vieme si napísať zákony aké potrebujeme a dokážeme lepšie rozdeľovať nami vyprodukované peniaze ako figúrky, ktoré sa tvária, že nás zastupujú.

Zjednodušme systém, ktorý dnes likviduje podnikanie, nezávislosť a slobodu ľudí. Predstavte si, že by začali štrajkovať podnikatelia a živnostníci. Štátu by chýbali dane, odvody a pracovné miesta, štátni úradníci by nemali na výplaty. A predstavte si, že by začali štrajkovať politici. Asi by sme si to vôbec nevšimli. Ale možno predsa – v krajine by bol pokoj a v štátnej kase by sa hromadili peniaze.

Keď vieme viesť vlastné firmy, prečo si nevieme zorganizovať aj ostatné veci sami? Musíme čakať na iniciatívy zhora? Podnikatelia financujú tento štát a tak majú právo hovoriť do toho, ako fungujú štátne úrady, ako sa rozdeľujú dane a aké sa prijímajú zákony. Že sa to nedá? Stačí sa pozrieť do Švajčiarska a iných krajín, kde má vláda rešpekt k domácim podnikateľom. Jeden z vrcholových reprezentantov slovenských podnikateľov sa nedávno vyjadril, že politici a vládni úradníci zneužívajú, podnikateľov ako figový list – aby zakryli svoju neschopnosť a nečinnosť.

Príklad – asistenti ministra žiadajú pár dní pred jeho cestou do zahraničia podnikateľov, aby mu poslali emailom body, ktoré má pre nich vyjednať. Musí to byť geniálny minister, keď dokáže zo stručného emailu v zahraničí dojednať biznis pre Slovensko. Pán minister si mal objednať u podnikateľov návštevu a pozorne ich mal počúvať. Ja by som s takouto prípravou nepodpísal ani cestovný príkaz obchodnému referentovi do susedného mesta. Toto sú služby drahého štátu pre podnikateľov? Z akých peňazí sa platia ministrom letenky? Kto by mu mal podpisovať cesťák?

Už aj Európska únia sa začína prebúdzať a stanovuje priority na ďalšie päťročnice – malé a stredné podnikanie, inovácie, vytvorenie prostredia pre rodinné podnikanie, prispôsobenie úradov potrebám malých a stredných podnikov, zjednodušovanie predpisov v prospech podnikateľov a zaistenie jednoduchšieho prístupu k financiám pre malé a stredné podniky. Táto iniciatíva má už 5 rokov a zatiaľ sa na Slovensku takmer nič pozitívne v tomto smere nestalo. Treba byť trpezlivý, možno sa ešte prekladajú dokumenty a možno vznikne aj nejaký nový orgán.

Ak sa postupná zmena nepodarí ľuďom zdola, tak to vyrieši radikálny kolaps, ktorý rýchlo odstráni zložitosť a odhalí parazitujúce prvky, ktoré sa za ňou skrývajú. Tí hore dobre vedia, prečo bojujú proti pokroku, ktorý nazývajú krízou.

 

  • Tlačiť
  • 52

Ján Košturiak

Ján Košturiak
  • Počet článkov: 30
  • Priemerná čítanosť: 7487
  • Priemerná diskutovanosť: 21
  • RSS blogu

O blogu

Pracovník spoločnosti IPA s.r.o., www.ipaslovakia.sk, www.kosturiak.com

Ján Košturiak

Ján Košturiak
  • Počet článkov: 30
  • Priemerná čítanosť: 7487
  • Priemerná diskutovanosť: 21
  • RSS blogu

O blogu

Pracovník spoločnosti IPA s.r.o., www.ipaslovakia.sk, www.kosturiak.com

Kalendár sa načítava...